Política de tratamiento de datos personales

01Responsable del tratamiento

Grupo Edutec S.A.S., sociedad comercial colombiana identificada con NIT 900593451-7, propietaria de las marcas QMaster, Grupo Edutec y PraxiLab, con sede principal en la Carrera 27 # 70 - 47 de Bogotá y teléfono +57 315 674 9631. El canal designado para consultas y reclamos en materia de datos personales es el correo soporte@grupoedutec.com.co; también se reciben en soporte@qmaster.com.co. Esta política aplica a los datos personales recogidos a través de los sitios qmaster.com.co, grupoedutec.com.co y praxilab.app, de sus formularios, de sus asistentes conversacionales donde los haya, de las líneas de WhatsApp de su equipo comercial y de sus demás canales de atención. No aplica a los usuarios de la plataforma PraxiLab y sus simuladores —estudiantes, docentes y administradores de las instituciones—, cuyos datos se rigen por los términos y la política de privacidad de esa plataforma.

02Marco legal

Esta política desarrolla el derecho constitucional de hábeas data (artículo 15 de la Constitución Política) y se rige por la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y las demás normas que los modifiquen o complementen. La autoridad de vigilancia es la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).

03Qué datos se recogen

• Datos de identificación y contacto: nombre, correo electrónico, teléfono o WhatsApp y ciudad
• Datos de la solicitud: qué necesita el titular, el sector, el espacio a equipar y el mensaje que escriba; en el cotizador de grupoedutec.com.co, también el aforo del espacio y la plataforma de videoconferencia que usa; en praxilab.app, la institución, el cargo, el programa o facultad y el simulador de interés; en el reporte de falla de grupoedutec.com.co, la institución o empresa y el equipo afectado
• Datos de la relación comercial y posventa: pedidos, instalaciones, casos de soporte y garantía
• En los asistentes conversacionales —a la fecha de esta versión operan el de qmaster.com.co y el de grupoedutec.com.co; esta política lo dirá antes de que opere otro—: la transcripción de la conversación y los datos que el titular entregue en ella
• Cuando el titular conversa por WhatsApp con las líneas comerciales de la empresa: su número de WhatsApp, el nombre de perfil que haya puesto en WhatsApp y el contenido de la conversación, en los términos de la sección «Conversaciones por WhatsApp»
• En los sitios que las tienen activas, según la sección «Analítica propia de los sitios»: datos de navegación recogidos por la analítica propia y por herramientas de terceros (Google Tag Manager y Google Ads): páginas visitadas, orden y duración del recorrido, profundidad de lectura, elementos con los que se interactúa, tipo de dispositivo y navegador, origen de la visita y, cuando la visita proviene de un anuncio, el identificador de ese anuncio
• Un identificador aleatorio propio, guardado en el navegador del titular, que permite reconocer visitas sucesivas del mismo dispositivo al mismo sitio. No identifica a la persona por sí solo, no se comparte con terceros y no permite seguir al titular en otros sitios web
• La ciudad, el departamento y el país aproximados, derivados de la dirección IP. La dirección IP no se conserva en claro: se guarda cifrada de forma irreversible

04Para qué se usan (finalidades)

• Atender la solicitud que origina el contacto: cotizar, agendar demostraciones, responder preguntas
• Contactar comercialmente al titular por cualquiera de los canales suministrados (correo, teléfono, WhatsApp) sobre su solicitud y sobre los productos y servicios de las marcas de la compañía
• Enviar información sobre nuevos productos, actualizaciones, eventos, capacitaciones y encuestas de satisfacción
• Prestar los servicios contratados: instalación, capacitación, soporte y garantía, incluida la coordinación con los proveedores necesarios para ejecutarlos
• Elaborar estudios internos, estadísticas y análisis comerciales para mejorar los productos, los servicios y los canales de atención
• Medir y mejorar el funcionamiento de los sitios y de los canales de atención
• Gestionar la relación contractual, contable y de cartera cuando exista
• Cumplir obligaciones legales, contables y tributarias, y atender requerimientos de autoridad competente
• Entender cómo se usa cada sitio —qué páginas se visitan, en qué orden, dónde se abandona— para rediseñarlo, corregir lo que no funciona y decidir qué información publicar
• Medir el resultado de las campañas de publicidad digital y de los canales de contacto, y asociar una solicitud recibida con la campaña que la originó
• Priorizar la atención comercial según el interés demostrado en los sitios, siempre con intervención humana y sin que ninguna decisión automatizada produzca efectos jurídicos sobre el titular

05Analítica propia de los sitios

Además de las herramientas de terceros, los sitios de la compañía pueden contar con una analítica propia, alojada en el servidor de la compañía y operada únicamente por Grupo Edutec S.A.S. A la fecha de esta versión la tienen qmaster.com.co, grupoedutec.com.co y praxilab.app. Si se activa en otro sitio, esta sección lo dirá antes. Su finalidad es entender cómo se usa cada sitio y medir el resultado comercial de los canales de contacto. Estas son sus condiciones, y se declaran de forma expresa:

• Los datos se guardan en un servidor propio y no se venden ni se ceden. No se comparten con terceros, salvo la única excepción que se declara de forma expresa en «Medición de la publicidad»: el desenlace comercial de una solicitud —si se cotizó, se ganó o se descartó— se comparte con el proveedor de medición, sin ningún dato que identifique al titular, y con la sola finalidad de saber qué canales producen negocios
• La dirección IP se transforma con una función criptográfica irreversible en el mismo momento de recibirla y no se conserva en claro. De ella solo se deriva la ubicación aproximada —ciudad, departamento y país— mediante una base de datos instalada en el servidor, sin consultar a ningún proveedor externo
• El identificador guardado en el navegador es aleatorio, propio del dominio de cada sitio y sin utilidad fuera de él: no permite el seguimiento del titular en otros sitios web
• No se recogen los datos que el titular escribe en los campos de un formulario ni el contenido de su pantalla; solo se registra la interacción con los elementos de la página
• Cuando el titular entrega sus datos de contacto, su recorrido previo por el sitio queda asociado a esa solicitud, para que el asesor entienda qué está buscando
• El registro detallado de la navegación se conserva veinticuatro meses; después queda únicamente información agregada y estadística, que no identifica a nadie
• El titular puede oponerse a esta analítica escribiendo al canal designado; también puede activar la preferencia «no rastrear» de su navegador, que los sitios respetan, o borrar el identificador eliminando los datos del sitio desde su navegador

06Medición de la publicidad

Cuando una solicitud llega desde un anuncio de cualquiera de sus marcas, Grupo Edutec S.A.S. necesita saber qué anuncio la produjo: sin eso no puede distinguir la publicidad que sirve de la que no. Y para saber qué canales producen negocios —también cuando el canal no es publicidad pagada— necesita saber en qué terminó cada solicitud. Para lograrlo comparte una información mínima con los proveedores que operan su publicidad digital y su medición —a la fecha de esta versión, únicamente Google—, en las condiciones que se declaran a continuación de forma expresa.

• Se comparte el identificador que el proveedor asignó al clic en su propio anuncio, la fecha de la solicitud y, cuando se le asigna, su valor comercial. Ese identificador es un dato que el proveedor generó sobre sí mismo y no revela nada del titular
• Se comparte también el correo electrónico y el número de celular convertidos en una huella irreversible mediante SHA-256, y con una única finalidad: reconocer que esa solicitud corresponde a un clic anterior. La conversión a huella ocurre en el servidor del sitio, antes de que el dato salga de él
• Cuando una solicitud avanza —se cotiza, se gana o se descarta— Grupo Edutec S.A.S. comparte con su proveedor de medición (Google Analytics) el hecho de que esa etapa ocurrió, junto con el canal por el que llegó la solicitud, el origen de la visita, la campaña si la hubo, un número interno de solicitud y su valor comercial. La finalidad es una sola: saber qué canales producen negocios y no solo visitas, también cuando el canal no es publicidad pagada. No se comparte el nombre, ni el correo, ni el teléfono, ni la ciudad, ni la institución, ni el mensaje, ni ninguna otra parte del contenido de la solicitud. El identificador con el que viaja es el que el propio proveedor asignó al navegador del titular en su cookie de medición.
• No se comparte el correo ni el número en claro, ni el nombre, ni la ciudad, ni la institución, ni el mensaje, ni ningún otro contenido de la solicitud
• Esas mismas huellas pueden usarse para dejar de mostrar anuncios a quien ya solicitó una cotización o ya es cliente. La finalidad, en ese caso, es evitarle publicidad que ya no le corresponde
• Estos proveedores actúan en esta finalidad como encargados del tratamiento y procesan la información fuera de Colombia, con las garantías descritas en el apartado de encargados de esta política. La información compartida no se pone a disposición de otros anunciantes
• Los datos descritos aquí se comparten para esta finalidad y no para otra. Usarlos con un propósito distinto exige publicar una versión nueva de esta política, en esta misma página, antes de hacerlo
• El titular puede oponerse a esta medición escribiendo al canal designado en esta política. Oponerse no afecta en nada la atención de su solicitud ni la relación comercial

07Conversaciones por WhatsApp

Grupo Edutec S.A.S. atiende a sus clientes y prospectos, de sus marcas, por líneas de WhatsApp que son de la empresa y que usa su equipo comercial. Esas conversaciones forman parte de la relación comercial, y la empresa conserva una copia de ellas en sus propios servidores, en las condiciones que se declaran a continuación de forma expresa.

• Qué se registra: el número de WhatsApp del titular, el nombre de perfil que el titular tenga en WhatsApp, el contenido de los mensajes que el titular y el asesor intercambien —texto, imágenes, audios y documentos— y la fecha y hora de cada uno. No se registran las llamadas de WhatsApp ni las conversaciones de grupo
• Autorización: al comienzo de la primera conversación con una línea incorporada a este registro, ya la escriba el titular o el asesor, el titular recibe un aviso que lo remite a esta política. Al iniciar o continuar la conversación después de ese aviso, el titular autoriza el tratamiento descrito en esta sección, en la forma de autorización mediante conductas inequívocas que admite la ley. Puede revocarla en cualquier momento por el canal designado en esta política
• El registro de cada línea empieza el día en que esa línea se incorpora a él. No se incorporan las conversaciones anteriores a esa fecha ni la libreta de contactos del teléfono del asesor
• Para qué: dar continuidad a la atención aunque cambie el asesor, evitar que el titular tenga que repetir lo que ya contó, llevar el historial de la relación comercial y supervisar la calidad y los tiempos de respuesta de la atención. Aplican las finalidades de esta política, y estas conversaciones no se usan para ninguna otra
• Quién accede: el asesor a cargo de la línea y las personas de la empresa autorizadas para la supervisión comercial. El acceso queda registrado
• La copia la entrega WhatsApp, servicio de Meta Platforms, que actúa como encargado del tratamiento y procesa la información fuera de Colombia, con las garantías descritas en el apartado de encargados de esta política
• Los mensajes se conservan en los términos de la sección de conservación. Los archivos adjuntos —imágenes, audios y documentos— se conservan veinticuatro meses contados desde su envío y se eliminan al vencerse
• El titular puede consultar, corregir o pedir la supresión de sus conversaciones registradas por el canal designado en esta política, en los términos de la sección de derechos

08Cómo se obtiene la autorización

La autorización se solicita de manera previa, expresa e informada antes de recoger cualquier dato: en los formularios de los sitios, mediante una casilla de aceptación que enuncia la finalidad; en los asistentes conversacionales de qmaster.com.co y de grupoedutec.com.co —los que operan a la fecha de esta versión—, mediante una confirmación equivalente antes de capturar datos de contacto. Grupo Edutec S.A.S. conserva la prueba de cada autorización (fecha, hora y texto aceptado) junto con los datos del titular. En las líneas de WhatsApp del equipo comercial, la autorización se obtiene como se describe en la sección «Conversaciones por WhatsApp»: con un aviso que remite a esta política y la decisión del titular de iniciar o continuar la conversación después de recibirlo.

09Derechos del titular

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales
• Solicitar prueba de la autorización otorgada
• Ser informado sobre el uso que se ha dado a sus datos
• Revocar la autorización o solicitar la supresión de los datos, cuando no exista un deber legal o contractual que obligue a conservarlos
• Acceder de forma gratuita a sus datos personales
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la ley

10Cómo ejercerlos

El titular puede presentar consultas y reclamos escribiendo a soporte@grupoedutec.com.co o a soporte@qmaster.com.co, o comunicándose con cualquiera de las sedes (Bogotá, Medellín y Barranquilla, datos en la página de contacto de cada sitio), indicando su nombre, el derecho que ejerce y los hechos que lo motivan. Las consultas se atienden en un máximo de diez (10) días hábiles y los reclamos en un máximo de quince (15) días hábiles, en los términos de los artículos 14 y 15 de la Ley 1581 de 2012. Si la consulta o el reclamo no puede atenderse en ese plazo, se informará al titular los motivos y la nueva fecha, conforme a la ley.

11Encargados y transferencia internacional

Para operar sus sitios y sus canales, Grupo Edutec S.A.S. puede apoyarse en proveedores tecnológicos que actúan como encargados del tratamiento: alojamiento del sitio web, herramientas de analítica y etiquetado, plataformas de gestión comercial, el servicio de mensajería WhatsApp de Meta Platforms y proveedores de procesamiento de lenguaje para el asistente conversacional. Algunos de estos proveedores procesan la información fuera de Colombia; en esos casos la transmisión se realiza con las garantías que exige la ley y limitada a las finalidades de esta política. La analítica propia descrita en esta política no implica encargados: se ejecuta en el servidor de la compañía y la base de datos de ubicación geográfica está instalada en ese mismo servidor, de modo que ninguna dirección IP se transmite a un tercero para resolverla.

12Medidas de seguridad

Las solicitudes y conversaciones de las tres marcas se guardan en una misma plataforma comercial, en un servidor contratado por la compañía. Los datos se almacenan con controles de acceso restringido: cada persona del equipo ve solo las marcas que tiene asignadas y se comparten únicamente con quienes los necesitan para atender la solicitud del titular. Las credenciales de los sistemas se administran de forma segura y las conversaciones y solicitudes quedan registradas para poder auditar su uso.

13Conservación

Los datos se conservan durante todo el tiempo en que exista una relación comercial, contractual o de servicio con el titular y, terminada esta, por el término máximo que la ley aplicable permita para cada finalidad: los términos legales de conservación de la información contable, tributaria y contractual, los términos de prescripción de las acciones legales correspondientes y los demás plazos que las normas establezcan. Grupo Edutec S.A.S. no se impone plazos de supresión inferiores a los que la ley permite. En todo caso, el titular puede solicitar la supresión de sus datos en cualquier momento, y esta procederá cuando no exista un deber legal o contractual que obligue a conservarlos. Para los datos de navegación aplica un plazo propio y más corto, por su naturaleza: el registro detallado se conserva veinticuatro meses contados desde cada visita y se elimina automáticamente al vencerse; a partir de ahí solo subsiste información agregada y estadística que no permite identificar a ninguna persona. Los archivos adjuntos de las conversaciones por WhatsApp —imágenes, audios y documentos— también tienen un plazo propio: se conservan veinticuatro meses contados desde su envío y se eliminan al vencerse.

14Vigencia y versión

Versión 2.2, del 6 de octubre de 2026: extiende la analítica propia y las herramientas de medición de terceros a grupoedutec.com.co y praxilab.app, en las mismas condiciones que en qmaster.com.co. La 2.1, del mismo día, añade el asistente conversacional de grupoedutec.com.co, que funciona con el mismo motor, la misma autorización y las mismas reglas que el de qmaster.com.co. La 2.0, del mismo día y aprobada por el área legal de Grupo Edutec S.A.S., une en una sola política las de qmaster.com.co, grupoedutec.com.co y praxilab.app: el responsable es uno solo y la misma política se publica en los tres sitios. Precisa además qué datos propios recoge cada sitio y que la plataforma PraxiLab tiene su propia política para sus usuarios. La 1.3, del 5 de octubre de 2026, añadió la sección «Conversaciones por WhatsApp»: el registro de las conversaciones de las líneas comerciales de la empresa desde el día en que cada línea se incorpora, la autorización mediante aviso y conducta inequívoca, y un plazo de veinticuatro meses para sus archivos adjuntos. La 1.2, del 24 de septiembre de 2026, añadió, en «Medición de la publicidad», que el desenlace comercial de cada solicitud se comparte con el proveedor de medición sin datos que identifiquen al titular. La 1.1, del 15 de septiembre de 2026, subió de seis a veinticuatro meses la conservación del registro detallado de navegación, que la 1.0 —del 12 de septiembre— fijaba en seis. Cualquier cambio sustancial se publicará en esta misma página, en los tres sitios a la vez. Las bases de datos descritas se conservan por los términos indicados en la sección de conservación.